如何寫一篇有質量的工作總結

由佚名分享時間：2024-04-02 08:41:21 加入收藏我要投稿點贊

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工作總結

是很多職場人士難以回避的問題，如何寫好一份

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，充分表達出自己的工作成績，有時就像足球場上的臨門一腳那樣重要。好商城寫總結之前首先要考慮三個問題：一是為什么要總結？如果想不清楚這個問題，就想一想如果不寫總結的話會有什么后果？這個可能發生的后果往往就是寫總結的目的。

二是有沒有其他的替代形式？比如采用口頭匯報、數據報表、現場展示等形式。三是誰需要你的總結？上司？其他部門？下級？客戶？針對不同的對象，寫總結方式和思路也有所不同。

接下來需要考慮總結的表現形式。常見的形式包括Word文檔、PPT文檔、Excel文檔、影音文件/動畫等。

Word文檔一般比較適用于需要長篇敘述、進行定性描述的總結，也是比較傳統的形式。PPT文檔總結的特征是容易閱讀，簡潔、要點突出，報告的結構清晰、主次分明，邏輯層次清晰，如果還需要總結人進行口頭報告，則更加適用。

Excel文檔總結的特征是內容模塊排列直觀、明了，很容易“一紙化”表達，且可直接進行數據表分析。另外，影音文件/動畫的形式也能使得總結更直觀、生動。

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一定要表達具體的內容，承載這些內容的載體有很多，常用的有四類：一是描述性的文字，這是最常見的載體；二是數據，數據能量化地描述出工作結果，比文字更有說服力；三是圖表，圖表能更為直觀地表達數據間的關聯，指明趨勢，形象地描述狀況；四是分析，通過邏輯結構的分解，或使用各類分析工具，分解現狀、追溯原因、預測未來，可以說，沒有分析的

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將是單薄而蒼白的。不同類型的工作總結、或不同類型的管理文化背景，需要選擇使用不同的載體，或綜合使用，以達到“有效表達”的目的。

進行文字性描述時需注意幾個要點：一是要術語得當，使用不恰當的專業術語一方面會使人看不懂你所想表達的意思，更嚴重的是曲解你的原意，造成工作失誤。二是要盡量使用公司的常用詞匯，共同的詞匯是交流的基礎，也是構筑公司企業文化的基礎，對一些詞匯的共同理解能提高溝通效率，而使用非常用詞匯將提高工作總結的閱讀難度，甚至造成理解偏差。

三是要分要點，將報告內容按邏輯要點分開，將使表達更為清晰、流暢，重點更加突出，提高報告的可讀性。四是要簡潔，每一句話都應有目的性，有存在的意義。

好的工作總結一定不是言語羅嗦的八股文，對于尚不擅長簡潔表達的人來說，若想將重點突出表達，可考慮使用減法，總結報告完成后再審閱一遍，一點點減去那些無意義的信息。工作總結的數據來源有很多，但寫報告時往往又面臨缺少數據支持的窘境。

一般來說，至少可從四個方面去尋找數據：一是日常記錄，屬于累加型數據，比如累計發生的錯誤次數、累計接到的投訴件數、累計實施的培訓時間等，若平時沒有記錄，總結時往往很難準確取數；二是信息系統，屬于統計型數據，即可以從直接從信息管理系統中提取的數據，比如在職人數（及其他人員相關的統計數據）、產值、平均庫存等；三是項目性工作，屬于項目型數據，即在項目實施過程中發生的各種統計數據，比如一共投入的資源數量、項目的時間進展數據、發生的損失、產出的結果數據等；四是預算和支出，除了財務預算、還包括人員或其他物資資源的預算，將預算與實際支出進行比較，也是工作總結中常見的方法之一。在編制數據時，要注意一些基本要求，才能確保數據的有效性。

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1、數據必須是準確、客觀的。不能憑空估算，一定要有所來源，而且數據不能被個人的主觀情緒所干擾，不能因個人的喜惡而隨意對數據進行取舍或修改，致使數據失真。

2、要有數據的背景。同樣的數據，在不同的背景下所表達的意義完全不同，有了準確的背景描述，才能真正有效表達該組數據的真實涵義。

比如在公司正常運行背景下、和在重大生產工藝流程調整背景下，同樣的產品合格率數據所表達的意義就完全不同。

3、數據間應形成合理的結構，及邏輯關聯。單一的數據難以準確表達事情的全部，往往需要用一組數據來表達。

而且這些數據之間有什么邏輯關系，何為因？何為果？相互之間的交叉影響如何？對于同一事件影響的相關度和權重有什么不同？哪些數據之間又是相互制約的？存在哪些數據的矛盾組合？又如何能在這些矛盾間尋求到最優化的解決方案？這些都是數據背后的有效信息。

4、數據要有明確的指向性和目的性。為何要引用這些數據？你希望用這些數據把閱讀者的思路引向何方？工作總結中僅僅羅列一大堆數據，而沒有明確的目的指向，只會令閱讀者目眩，反而成為干擾信息。

5、數據要經過分析和解讀。誠然，閱讀者也可以依據自己的經驗和視角去解讀這些數據，但作為報告人，至少自己要先有個基本分析，對自己提供的數據要有自己的視角，抓住數據中的要點，比如極限值、異態值、數據規律與趨勢、比較分析等，提醒閱讀者關注，總之，要從單純的數據中解讀出文字性的東西來。

6、數據要有結論。你通過這些數據想說明的問題一定要明確地表達出來，并形成自己的結論。

沒有結論的報告不能稱之為報告，哪怕這個“結論”只是提出一系列新的問題，以提請閱讀者關注而已。在制作圖表時，常見的圖有三類：一是統計圖，即將各類數據進一步分解、統計，并形成柱狀、餅狀、曲線等各種類型的統計圖，以直觀地表達出數據結構；二是流程圖，以對業務的設計結果或運行現狀的各個動態過程的步驟、各步驟間的關聯進行直觀表達；三是模型圖，對各項業務的靜態關聯、業務組成的基本模式等以模型形式表達出來。

進行分析時應根據分析的對象使用有針對性的合理工具。所謂“分”，就是將事物分解，將隱含的構成要素一個個抽出來，所謂“析”就是解析表象下的原因，并使我們對這些要素和原因之間的邏輯關系看得更加清晰。

基于這樣的分析，能使我們對未來的判斷更為準確。常見的分析工具有SWOT分析、樹形圖、魚骨圖、數據透視、比較分析、趨勢推衍等。

最后不要忘記，這些分析都應形成結論，而不僅僅是羅列一些分析的過程。寫工作總結之前我們還需做哪些準備呢？好商城首先要有個提綱，提綱是對工作總結的素描。

提綱一般會將總結描繪成兩大類型，一是并行結構，即總結有幾大模塊構成，各大模塊又是由幾個小模塊構成，各模塊雖有關聯，但基本上沒有邏輯上的先后關系，可獨立成章；二是串行結構，即總結有一條主線，隨著時間、項目進展、上下層關聯、因果關系等邏輯因素逐漸展開，層層推進。然后根據內容制定標題。

然后要考慮虛擬的傾訴對象，針對不同的對象使用的語言風格、表達重點也不同。比如對上級是工作匯報，對公司是述職，對部門員工是總結與指導，對自己是工作提煉與備忘。

然后對工作總結要有個感性認知的定位。工作總結當然需要理性的描述，但為了達到打動閱讀者的目的，還是需有一個基本情緒線，什么地方是鋪墊，什么地方需渲染，什么地方應凸現矛盾，什么地方想表達激情，什么地方要喚起行動，都要有所規劃。

即使只是使用文字，整個文字里也應有圖片化、場景化的基調，也就是說，文字應該有畫面感，使他人在閱讀時能被喚起某種場景認知。過于干癟的文字，或互相矛盾的情緒基調，會令總結失色不少。

最后要對工作總結的專業性有個基本的定位。也就是你準備寫成什么專業水準的總結？如果閱讀對象并不是該專業的資深人士，總結就應該寫得更通俗易懂些。

比如給技術管理出身的總經理的人力資源工作總結，若大量堆砌人力資源專業詞匯，恐怕無助于總經理真正理解你的真實意思；但如果給同行的上級提交總結時，若寫得過于通俗，可能也難以有效表達工作進展的深度，以及體現擬的專業能力。所以要注意對素材的專業性解讀，也就是術語的選擇，以及對素材的專業性提煉，也就是問題的歸結，以預先控制工作總結閱讀的難度。

接下來看一下如何逐步完成一篇工作總結。工作總結一般由幾大部分構成：標題、目錄、開頭、內容、結尾、署名。

標題一般要包含三個要素，匯報者、時間范圍、總結性質。“匯報者”要說明是部門總結還是個人總結？是哪個部門（或個人）的總結？“時間范圍”要說明總結的時間跨度和區段，是年度總結？還是月度總結？“總結性質”要說明是按時間劃分的階段總結還是項目總結。

比如“人力資源部2006年年度工作總結”，或“招聘部2006年校園招聘項目總結”。工作總結的篇幅如果比較長，或涵蓋的內容比較多，最好先羅列一份標題，使閱讀者對整篇總結先有個概括性的認知，以便更好地把握全局的內容。

很多人寫總結時非常困惑于怎么寫開頭。開頭時應盡量使用符合公司文化特征的語言，比如筆者在網上搜到一段大概適用于政府部門的開頭模版：“一年來，本人認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，貫徹十六大和十六大三中全會精神，在思想上按黨員標準嚴格要求自己，在工作上勤勤懇懇、任勞任怨，在作風上艱苦樸素、務真求實，較好地完成領導和各級部門安排的各項任務。

為***盡心盡力，努力工作，主要情況匯報如下：”這對于公務員可能沒問題，但如果在一個務實的外企使用這樣的開頭，恐怕會被退回重寫。總結的開頭常見的有四種類型：

1、感性開頭。比如網上搜來的這段：“時光荏苒，***年很快就要過去了，回首過去的一年，內心不禁感慨萬千……，歲月如梭，轉眼間又將跨過一個年度之坎，回首望，雖沒有轟轟烈烈的戰果，但也算經歷了一段不平凡的考驗和磨礪。

”

2、理性開頭。比如網上搜來的這段：“一年來，在***領導的帶動下，在全體成員的幫助下，我緊緊圍繞***的中心工作，充分發揮崗位職能，不斷改進工作方法，提高工作效率，較好地完成了各項工作任務，現作以簡要匯報。

”

3、提綱攜領式開頭。比如：“回顧***年，我及部門同事共同努力，共完成以下工作事項。”

4、直接進入標題。標題下就直接進入各模塊的小標題，這樣的好處是不但很好地避免了書寫開頭的煩惱，也顯得自己非常務實，壞處是總結的整體上略顯生硬。

完成開頭后自然要進入總結的基本內容部分。所謂“總”，就是對過去發生事情的匯總描述，所謂“結”，就是得出經驗、教訓、規律的結論。

通過由“總”到“結”的過程，要將感性上升到理性的層次。總結應符合一些基本原則，包括客觀性、典型性、指導性、證明性。

一份完整的工作總結應該包括以下四個方面：

1、總：有些什么？此時一般需要進行兩大類盤點：資源盤點和制度盤點，以找出其中的優勢和不足，區分出緊急和重要的事項。這種盤點一般是靜態的。

2、總：做了什么？此時最好按“闡述最終結果-描述業務過程-介紹所使用的方法-說明工作思路”的順序進行描述。這種業務行為一般是動態的。